Trường Đại học Khoa học Huế

:: Giới thiệu

Phòng TC – HC hiện nay tiền thân là phòng Tổ chức - Cán bộ được thành lập từ 4/1977. Đến tháng 4/1994 được đổi thành phòng Hành chính – Tổng hợp trên cơ sở sáp nhập các phòng Hành chính - Tổ chức, Quản trị - CSVS, Tài vụ, Y tế, Bảo vệ và Tổ xe. Tháng 4/2007, phòng Hành chính – Tổng hợp được tách thành hai phòng là phòng Tổ chức – Hành chính và phòng Quản trị - Cơ sở vật chất.
Phòng Tổ chức – Hành chính gồm có các tổ: Tổ chức – Hành chính (TC-HC), Thông tin - Quản lý – Điều hành mạng (TT-QL-ĐHM), Bảo vệ và Tổ xe. Tổng số cán bộ, viên chức của Phòng là 24, trong đó có 01 PGS.TS, 01 TS.GVC, 03 ThS (01ThS.CVC), 09 cử nhân và 10 cán bộ có trình độ khác.

1. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ
     * Chức năng
Tham mưu cho Hiệu trưởng các mặt công tác sau:
- Quản lý, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ, công chức (CBCC), kiện toàn tổ chức bộ máy.
- Thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đôi với CBCC và HĐLĐ.
- Tổ chức, điều hành các hoạt động hành chính, phục vụ, khánh tiết, văn thư, lưu trữ trong nhà trường.
- Quản lý, điều hành và khai thác hệ thống mạng của Trường.
- Thực hiện công tác bảo vệ an toàn cơ quan, an ninh trật tự trong trường.
     * Nhiệm vụ
-    Xây dựng hệ thống tổ chức bộ máy ở trong Nhà trường như thành lập, giải thể, cơ cấu các phòng, khoa, bộ môn, trung tâm, đơn vị phục vụ.
-    Xây dựng, quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ giảng dạy, cán bộ hành chính, phục vụ từ cấp cơ sở đến cấp trường.
-    Quản lý và sử dụng có hiệu quả đội ngũ CBCC, HĐLĐ; tiếp nhận, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm, tuyển dụng, thuyên chuyển, thôi việc.
-    Thực hiện chế độ chính sách cho cán bộ, viên chức, HĐLĐ như: nâng lương, chuyển xếp ngạch, nâng ngạch, nghỉ hưu, BHXH, BHYT, độc hại, nghỉ ốm, thai sản và các phụ cấp khác,
-    Quản lý, cập nhật sổ BHXH, hồ sơ cán bộ, công tác bảo vệ chính trị nội bộ; thống kế, báo cáo định kỳ và đột xuất.
-    Xây dựng chương trình, lập kế hoạch công tác của Nhà trường theo từng giai đoạn.
-    Soạn thảo, ban hành văn bản thuộc các lĩnh vực tổ chức – nhân sự, hành chính – văn thư – lưu trữ và hướng dẫn các đơn vị thực hiện, theo dõi, đôn đốc và thu thập, tổng hợp thông tin.
-    Thực hiện tốt công tác hành chính – văn thư – lưu trữ trong toàn Trường như bảo mật quản lý con dấu, phân bổ công văn, tài liệu, báo chí, thư từ; quản lý cán bộ của Trường đi công tác, học tập trong và ngoài nước.
-    Tổ chức và phối hợp tổ chức các hội nghị, các ngày lễ và thực hiện công tác lễ tân, khánh tiết của Trường.
-    Giúp Hiệu trưởng trong phối hợp công tác, tiếp xúc trao đổi với các cơ quan Đảng, chính quyền, đoàn thể ở trong và ngoài Trường, với CBCC, HĐLĐ và nhân dân khi có yêu cầu.
-    Điều hành và quản lý ô tô phục vụ công tác đào tạo và NCKH của Trường.
-    Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng và kỷ luật, tổ chức các hội nghị lao động sáng tạo, phổ biến và áp dụng kinh nghiệm tiên tiến, sáng kiến cải tiến.
-    Thực hiện công tác chính trị tư tưởng, làm đầu mối trong việc phổ biến, tuyên truyền các chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước đến CBCC, lao động trong Trường.
-    Quản lý, sử dụng hệ thống mạng của Trường; cập nhật và quản lý thông tin trên website của Trường.
-    Duy trì trật tự trị an trong khu vực Trường. Đề xuất việc xây dựng kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác bảo vệ trật tự, phòng chống mất mát tài sản.

2. CƠ CẤU TỔ CHỨC

BẢNG PHÂN CÔNG CÔNG VIỆC CÁC THÀNH VIÊN PHÒNG TC-HC

Stt

Họ và tên

(Trình độ, chức danh)

Các công việc trực tiếp đảm trách

Các công việc phối hợp thực hiện

TỔ TỔ CHỨC-HÀNH CHÍNH

Nguyễn Văn Canh

Tiến sĩ, GVC, Trưởng phòng Tổ chức – Hành chính

-    Chịu trách nhiệm chung về các công tác của Phòng.
-    Sắp xếp, cơ cấu tổ chức và cơ chế hoạt động của các tổ chức trong toàn Trường.
-    Xây dựng, quản lý đội ngũ, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, điều chuyển nhân lực, xử lý kỷ luật CBCC – HĐLĐ và trách nhiệm vật chất.
-    Kiểm tra các báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất về công tác nhân sự, chuyên môn nghiệp vụ liên quan với các mảng tham mưu được phân công.
-    Nâng ngạch, chuyển ngạch, xếp ngạch, chuyển loại CBCC, HĐLĐ. Nâng lương, chuyển xếp lương, xử lý các trường hợp về lương.
-    Thẩm định hồ sơ, giải quyết và xử lý các trường hợp liên quan thủ tục học tập, công tác trong và ngoài nước của CBCC, HĐLĐ.
-    Xây dựng các qui định, tổ chức các hoạt động về thi đua. Thẩm định, xử lý hồ sơ thi đua hằng năm từ các đơn vị. Xây dựng báo cáo nghiệp vụ thi đua (thường trực) tại Hội đồng thi đua.

Nguyễn Minh Cần

Thạc sĩ, CVC, Phó trưởng phòng Tổ chức – Hành chính

-    Tổ chức, điều hành và theo dõi công tác hành chính chung của nhà trường.
-    Soạn thảo và theo dõi việc ban hành các công văn giấy tờ, quyết định hành chính của Nhà trường.
-    Chuẩn bị diễn văn các lễ kỷ niệm của Hiệu trưởng (nếu thuộc chức năng phòng đảm nhận) và điều hành một số lễ kỷ niệm, Hội nghị của trường tổ chức khi được phân công..
-    Tổng hợp các hoạt động của nhà trường, xây dựng báo cáo và hoàn chỉnh các văn bản về kết quả thi đua, khen thưởng.
-    Theo dõi xét tặng danh hiệu Nhà giáo ưu tú, Nhà giáo nhân dân, Kỷ niệm chương vì sự nghiệp giáo dục...
-    Chỉ đạo công tác Văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính của nhà trường.
-    Chỉ đạo và quản lý ngày công lao động, việc thực hiện nội quy lao động, văn hóa công sở, bảo đảm nề nếp, trật tự an toàn trong nhà trường.
-    Chỉ đạo xây dựng kế hoạch công tác tuần (lịch công tác), theo dõi việc cấp giấy đi đường, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép và xác nhận chữ ký của cán bộ. Công tác truyền thống của trường.
-    Thống kê, báo cáo về công tác hành chính: Báo cáo tháng, tuần, quý, năm... về hành chính, tổng hợp.
-    Điều xe và chuẩn bị phương tiện khi lãnh đạo trường đi công tác

Trương Phan Quỳnh Thi

Thạc sĩ, Chuyên viên

Tổ trưởng Tổ TC-HC

- Chịu trách nhiệm chung về công tác của Tổ TC-HC.

- Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức của trường.

- Quản lý, theo dõi, thống kê số liệu đội ngũ CBCC toàn trường.

- Xây dựng các quyết định về chế độ tiền lương, nâng lương, phụ cấp chức vụ, phụ cấp ưu đãi nhà giáo.

Một số công tác khác khi Phòng giao.

Phối hợp với đ/c Trưởng phòng các mảng công tác sau:

- Công tác tuyển dụng viên chức.

- Thẩm định, xử lý hồ sơ thi đua hằng năm từ các đơn vị.

- Chuyển ngạch, nâng ngạch

- Nâng bậc lương

- Tiếp nhận, thuyên chuyển, điều động cán bộ và thôi việc. Bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo và quản lý.

- Xử lý kỷ luật và trách nhiệm vật chất.

Ng. Hoàng Hạnh Nhung

Cử nhân, Chuyên viên

- Tiếp nhận và quản lý hồ sơ cán bộ đi học tập, công tác, bồi dưỡng chuyên môn và gia hạn thời gian học tập đối với CBCC&HĐLĐ.

- Ban hành QĐ về chế độ tiền lương, cho CCVC và HĐLĐ đi học tập, công tác nước ngoài và khi trở về đơn vị công tác

- Quản lý, theo dõi, cập nhật sổ BHXH cho cán bộ biên chế.

Đảm nhận công tác văn thư của Tổ và một số công việc đột xuất khác khi tổ và Phòng giao.

- Phối hợp đ/c Trưởng Phòng đảm nhận mảng học tập, công tác, bồi dưỡng chuyên môn trong nước và nước ngoài đối với CBCC,VC&HĐLĐ.

- Phối hợp xử lý hồ sơ thi đua hàng năm của các đơn vị.

Hà Văn Bình

Cử nhân, Chuyên viên

- Giải quyết các chế độ đối với cán bộ HĐLĐ: Quản lý, theo dõi, lập mới sổ BHXH cho HĐLĐ mới tuyển, cập nhật sổ BHXH, chế độ tử tuất, ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

- Theo dõi, xây dựng các văn bản đối với cán bộ HĐLĐ.

- Chịu trách nhiệm về phần mềm quản lý và thường xuyên cập nhật số liệu cho chương trình quản lý nhân sự.

- Đảm nhận việc lập danh sách chi tiền phúc lợi vào các dịp lễ, tết.

Đảm nhận một số công việc đột xuất khác khi tổ và Phòng giao.

- Phối hợp với đ/c Trưởng Phòng về công tác thi đua, khen thưởng hàng năm của trường.

- Phối hợp đ/c Phó trưởng phòng theo dõi xét Kỷ niệm chương VSNGD. Xét phong tặng danh hiệu NGND, NGƯT.

- Phối hợp đ/c Tổ trưởng TC-HC thống kê số liệu CBCC và HĐLĐ toàn trường.

- Phối hợp với Tổ TT-QL-ĐHM quay phim, chụp ảnh các ngày lễ, Hội nghị, Hội thảo... của trường.

Nguyễn Trọng

Cử nhân, Chuyên viên

- Giải quyết một số chế độ chính sách đối với cán bộ biên chế: hưu trí, tử tuất, ốm đau, thai sản, trợ cấp một lần, tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp.

- Theo dõi chấm công lao động, chấm công độc hại và báo cáo số lượng CBCC hàng tháng của trường.

- Theo dõi và cấp giấy đi đường, giấy nghỉ phép, lịch công tác tuần của trường.

- Đảm nhận việc cập nhật và truyền thông tin cần thiết của Phòng lên mạng.

Đảm nhận một số công việc đột xuất khác khi Tổ và Phòng giao.

- Phối hợp với đ/c Lập đảm nhận viết báo cáo, diễn văn ... của trường và của Phòng TC-HC.

- Phối hợp cập nhật hồ sơ lưu trữ.

- Phối hợp đ/c Nhung chốt sổ BHXH sau khi đã cập nhật.

Trần Thị Phượng

Cử nhân, Văn thư trường,

Đảm trách công tác văn thư, lưu trữ của trường, cụ thể như sau:

- Vào sổ theo dõi nhận , phát công văn giấy tờ của trường (công văn đi và công văn đến), xử lý công văn theo yêu cầu của BGH và các Phòng chức năng (đóng dấu đến, nhân bản và chuyển đi)

- Theo dõi, quản lý công văn giấy tờ, lập hồ sơ lưu trữ công văn của trường theo quy định hiện hành; bảo quản, phục vụ khai thác sử dụng hồ sơ lưu trữ.

- Quản lý, bảo quản, sử dụng con dấu của trường và các con dấu nghiệp vụ theo quy định hiện hành; phụ trách máy photocopy, máy fax phục vụ công tác theo đúng quy định của Hiệu trưởng và của lãnh đạo Phòng TC-HC.

- Phân phối thư từ, báo, tạp chí theo quy định của Hiệu trưởng.

- Quản lý các mẫu giới thiệu, lệnh điều xe, văn phòng phẩm làm việc của BGH và lãnh đạo phòng. Đặt vé cho lãnh đạo trường đi công tác khi có yêu cầu.

- Đảm nhiệm việc trao phong bì, phân phối tài liệu (nếu có) cho đại biểu trong các HN, lễ và các buổi gặp mặt do lãnh đạo nhà trường tổ chức.

Ngoài ra đảm nhận một số công việc khác khi tổ và phòng giao.

- Phối hợp với Phòng phục vụ lãnh đạo trường thăm hỏi ốm đau, hiếu hỷ.

Nguyễn Thị Tuyết

Nhân viên phục vụ và lễ tân

- Phục vụ nước uống cho BGH, Trưởng, Phó Phòng TC-HC, tiếp khách của trường và trực tiếp phục vụ các cuộc họp, lễ hội, hội thảo... do trường tổ chức hoặc được BGH, lãnh đạo phòng TC-HC giao, riêng trong một số cuộc họp của Phòng TC-HC, có thể phục vụ nước uống theo yêu cầu của lãnh đạo phòng.

- Trực tiếp quản lý, rửa ấm chén, lau chùi, sắp xếp bàn ghế các phòng làm việc của BGH, Phòng khách Hiệu trưởng, Phòng họp G13, phòng làm việc của Trưởng, Phó Phòng TC-HC.

- Đảm nhận công tác văn thư của Phòng

Đảm nhận một số công việc khác khi Tổ và Phòng giao.

- Phối hợp đ/c Phượng đảm nhận việc trình xem, trình ký công văn, giấy tờ tới BGH

- Phối hợp với đ/c Phượng đảm nhận việc trao phong bì, phân phối tài liệu (nếu có) cho đại biểu trong các Hội nghị, lễ và các buổi gặp mặt do lãnh đạo nhà trường tổ chức.

Ng.Cửu Hảo Tú Anh

NVPV

Phục vụ nhà khách của trường.

Đảm nhận một số công việc khác khi tổ và phòng giao.

TỔ BẢO VỆ

Nguyễn Tấn Siêng

Tổ trưởng Tổ bảo vệ

- Trực theo ca 8 tiếng 1 ngày tại cổng Đống Đa. Bảo vệ tài sản không để xảy ra mất mát; Kiểm tra kiểm soát người lạ vào trường; Giữ gìn an ninh trật tự trong khuôn viên nhà Trường.

Trần Hữu Hùng

Nhân viên

- Trực theo ca 8 tiếng 1 ngày tại cổng Nguyễn Huệ. Bảo vệ tài sản không để xảy ra mất mát; Kiểm tra kiểm soát người lạ vào trường; Giữ gìn an ninh trật tự trong khuôn viên nhà Trường

Trần Văn Quang

Nhân viên

- Trực theo ca 8 tiếng 1 ngày tại cổng Đống Đa. Bảo vệ tài sản không để xảy ra mất mát; Kiểm tra kiểm soát người lạ vào trường; Giữ gìn an ninh trật tự trong khuôn viên nhà Trường

Nguyễn Trung

Nhân viên

Lê Hồng Khanh

Nhân viên

TỔ XE

Trần Công Sơn

Tổ trưởng Tổ xe

- Phụ trách xe 75C 2737.

Chịu trách nhiệm bảo dưỡng, bảo quản xe 75C2737

Khi có yêu cầu của Trường tất cả lái xe có thể điều qua lái xe khác kịp thời phục vụ công tác

Nguyễn Ngọc Thảo

Nhân viên

- Phụ trách xe 2 xe 75C1639 và 75 C0063

Chịu trách nhiệm bảo dưỡng, bảo quản xe 75C 1639 và 75 C 0063

Lê Văn Quang

Nhân viên

- Phụ trách xe 75C 2278

Chịu trách nhiệm bảo dưỡng, bảo quản xe 75C2278